Поэкземплярный учет в Честном Знаке: особенности и правила

07.11.2026 14:22

Поэкземплярный учет позволяет отслеживать движение каждой единицы маркированного товара от производителя до конечного покупателя.

При передаче продукции между организациями в системе «Честный Знак» фиксируются индивидуальные коды товаров, а не только их наименования и количество.

Такой порядок требует от бизнеса более точного складского учета и правильного оформления электронных документов. Разберем, как работает поэкземплярная прослеживаемость, зачем нужна агрегация и что меняется для поставщиков, магазинов и общепита.

Что такое поэкземплярный учет и чем он отличается от других способов

Поэкземплярный учет (ПЭУ) — это способ прослеживания маркированной продукции, при котором система фиксирует движение конкретных товарных единиц по их уникальным кодам идентификации.

В «Честном Знаке» применяются три основные модели учета:

• Объемно-сортовой (ОСУ). В электронных документах указывают код товара GTIN и количество продукции. Индивидуальные коды перечислять необязательно.
• Партионный. Помимо GTIN и количества, указывают номер производственной партии.
• Поэкземплярный. При передаче товара фиксируют индивидуальные коды идентификации либо коды зарегистрированных упаковок с известным составом вложений.

Например, поставщик отправляет магазину 100 бутылок воды одного наименования. При ОСУ достаточно указать GTIN и количество — 100 штук. При ПЭУ в документе должны присутствовать сведения о том, какие именно 100 бутылок передаются покупателю.

При этом поэкземплярный учет не означает, что сотрудник обязан вручную сканировать каждую бутылку при любой складской операции. Для упрощения работы предусмотрена агрегация товаров.

Для каких товаров обязателен поэкземплярный учет

Поэкземплярная прослеживаемость уже действует для многих товарных групп, включая обувь, одежду, парфюмерию, автомобильные шины и упакованную воду. Постепенно требования распространяются на другие категории продукции.

Например, для упакованной воды, произведенной с 1 марта 2025 года, применяется ПЭУ. С 1 сентября 2025 года соответствующие требования начали действовать для БАДов и ряда других товаров. С 1 марта 2026 года на поэкземплярный учет перешли отдельные категории безалкогольных напитков и другой маркированной продукции.

Однако существуют исключения. Для молочной продукции постановлением Правительства РФ от 15 июня 2026 года № 745 предусмотрен переход на партионный учет. С 1 ноября 2026 года он действует для основной части продукции со сроком годности более 40 суток. Следующий этап запланирован на 1 марта 2027 года.

При определении обязательной модели учета нужно учитывать товарную группу, дату производства и действующие переходные положения. Подробно сроки и особенности перехода рассмотрены в материале https://kassaofd.ru/blog/poekzemplyarnyj-uchet-chestnyj-znak.

Как передавать и принимать товар при поэкземплярном учете

Передача маркированной продукции между участниками оборота оформляется через электронный документооборот (ЭДО). Основной документ — универсальный передаточный документ (УПД), содержащий сведения о передаваемых товарах и их кодах идентификации.

Процесс выглядит следующим образом:

1. Подготовка отгрузки. Поставщик формирует список индивидуальных кодов товаров либо зарегистрированных упаковок, которые отправляются покупателю.
2. Формирование УПД. В электронный документ включают необходимые сведения о маркировке и направляют его получателю через оператора ЭДО.
3. Приемка. Покупатель сверяет фактическую поставку с УПД. Проверка кодов может быть полной, выборочной или доверительной в зависимости от организации складского контроля.
4. Подписание документа. Если расхождений нет, покупатель подписывает УПД электронной подписью. Сведения поступают в систему маркировки.
5. Проверка обработки. Участники убеждаются, что документ успешно обработан, а сведения о переданных кодах отражены в системе.

Если обнаружена ошибка в кодах, оформляют исправленный УПД. При изменении количества или стоимости поставки может потребоваться универсальный корректировочный документ (УКД).

Для товарных групп, в которых действует соответствующее требование, УПД необходимо подписать в течение трех рабочих дней после приемки, но до дальнейшей передачи товара. Поэтому откладывать обработку поступивших документов нельзя.

Агрегация: как учитывать товары целыми упаковками

Агрегация позволяет объединить несколько маркированных товаров в транспортную упаковку и зарегистрировать ее состав в «Честном Знаке». Упаковке присваивают код идентификации транспортной упаковки (КИТУ), часто формируемый по стандарту SSCC.

Рассмотрим пример. Производитель отгружает 20 коробов питьевой воды, в каждом из которых находится по 30 бутылок. Всего поставка содержит 600 индивидуальных кодов маркировки.

Если товары правильно агрегированы, производитель регистрирует состав каждого короба в системе. Тогда в УПД можно указать 20 кодов транспортных упаковок вместо перечисления всех 600 индивидуальных кодов.

Приемщик может проверить поступление по кодам коробов, не сканируя каждую бутылку. Система определит их содержимое по ранее зарегистрированным сведениям. Но это работает только при корректной агрегации.

Если склад вскрывает короб и отгружает часть бутылок отдельно, изменение состава упаковки должно отражаться в системе маркировки. При передаче отдельных товаров используются их индивидуальные коды либо новые зарегистрированные агрегаты.

Комментарий Максима Демеша, директора «Мультикас»: «Лучше заранее договориться с поставщиком об использовании агрегированных кодов. Когда состав коробов зарегистрирован в системе, принимать большие поставки гораздо проще. Но если сведения об упаковках отсутствуют или содержат ошибки, придется разбираться с индивидуальными кодами».

Как работает поэкземплярный учет в рознице и общепите

После приемки товара розничный магазин должен правильно отражать его выбытие. При обычной продаже маркированной продукции кассир сканирует Data Matrix с потребительской упаковки. Сведения о коде включаются в кассовый чек и передаются в систему маркировки установленным способом.

Код транспортного короба не заменяет индивидуальные коды бутылок при их розничной продаже. Даже если магазин принял поставку по КИТУ, на кассе учитываются продаваемые потребительские единицы.

В общепите порядок зависит от использования продукции. Например, если ресторан закупает маркированную воду для приготовления напитков, ее выводят из оборота по причине использования для производственных целей.

Для упакованной воды такой вывод можно оформить при приемке через УПД с соответствующим признаком либо отдельным документом в «Честном Знаке». Если заведение занимается розничной торговлей маркированной продукцией, применяются правила продажи через ККТ с учетом особенностей общепита.

Что потребуется для работы с поэкземплярным учетом

Для выполнения требований бизнесу нужно обеспечить техническую возможность считывания кодов и передачи сведений в систему маркировки.

Основное оснащение включает:

• регистрацию в «Честном Знаке» и действующую квалифицированную электронную подпись;
• подключение к ЭДО для обмена УПД с контрагентами;
• 2D-сканер или терминал сбора данных для считывания Data Matrix;
• товароучетную программу с поддержкой маркировки и работы с индивидуальными кодами;
• совместимое кассовое оборудование, если организация продает маркированные товары в розницу.

Складскую программу желательно проверить на поддержку агрегации, частичной отгрузки и расформирования упаковок. Без этих возможностей работа с большими партиями может потребовать дополнительных ручных операций.

При правильно настроенном учете предприятие видит движение конкретных товаров, быстрее выявляет расхождения при поставках и может подтвердить законность их оборота.